Er zijn legio voorbeelden van waar het fout gaat in het proces. Er is soms verkeerde volgorde bv we praten over oplossing terwijl probleem en doelstelling nog niet helder zijn. We presenteren selectieve gebeurtenissen of informatie. Bespreken emoties krijgt geen plaats. Alternatieven worden niet gepresenteerd. Zwart-wit gepresenteerde keuzes laten complexiteit niet zien. Voorgelegde keuzen en argumentaties komen ‘willekeurig’ en ‘onvolledig’ en/of niet transparant en/of in verkeerde volgorde of te laat in proces. En keuzes worden overgeslagen: men legt direct een oplossingskeuze voor en niet eerst de noodzaak/wenselijkheid met doelstelling inclusief eisen en wensen gesteld aan oplossing, men neemt altijd een trits keuzes en die moeten in goede volgorde worden afgewerkt.
Ook helderheid over rolverdeling, want democratie is niet per se, dat iedereen oplossingen moet verzinnen of een mening over moet hebben, dat is niet houdbaar in alle gevallen. Soms moet je vertrouwen dat anderen er meer verstand van hebben en handelen/keuzes maken die in lijn zijn met jouw doelstellingen, uitgangspunten en consequenties.
Bij een goed Proces moeten alle 4 invalshoeken een onderscheiden en herkenbare plek krijgen:
- Gebeurtenissen: hoe wordt gezorgd dat gebeurtenissen helder, tijdig en volledig vanuit verschillende invalshoeken worden weergegeven?
- Emotie: wordt voorkomen dat emoties proces verstoord en/of onvolledig en/of verward maakt, maar worden de emoties wel benoemd en apart deelproces om ze te beantwoorden?
- Verklaring/gedachte: worden verschillende mogelijke verklaringen of gedachtegangen toegelaten en zijn ze voor elkaar te volgen en is duidelijk waarom en hoe aannemelijk de verklaringen of gedachtegangen zijn?
- Waarden: worden keuzes helder en compleet voorgelegd in al zijn consequenties?
Een volledige procescyclus omvat
- Kijken: wat is het probleem of de kans en wat is dan onze doelstelling?
- Denken: wat zijn oorzaken en factoren en wat kan dan oplossing zijn?
- Plannen: hoe gaan we oplossing maken met welke onderdelen?
- Doen: maken en implementeren van de oplossing
- Voelen: meten ervaring van de gebruikte en ingevoerde oplossing, zodat zo nodig nieuwe cyclus kan beginnen, als je nieuw probleem of kans voelt.
Het is noodzakelijk om proces ordelijk af te werken, want meningsverschillen kunnen in elke fase optreden en het conflict is dan van andere aard.
Als je het oneens bent over probleem of kans , dan heb je een overtuigingen discussie, want overtuigingen bepalen in hoge mate hoe je naar iets kijkt.
Als je het oneens bent over doelstellingen, dan heb je een waarde discussie, want waarden bepalen wat je belangrijk vindt om na te streven.
Als je het oneens bent over oplossingen, dan heb je belangen discussie, want belangen bepalen welke consequenties je wel of niet wilt accepteren.
Als je het oneens bent over plannen, dan heb je deskundigheid discussie, want deskundigheid bepaalt welk plan je wel of niet haalbaar vindt.
Als je het oneens bent over het doen of uitvoering van het plan, dan heb je vaardigheidsdiscussie, want vaardigheid bepaalt hoe kwalitatief goed je de uitvoering doet.
Als je het oneens bent over de werking van de ingevoerde oplossing, dan heb je een meting en gevoel of ervaringsdiscussie, want gevoel bepaalt of je tevreden bent met het uiteindelijke resultaat.
Hoe gaan we dan borgen dat proces (inclusief rolverdeling) zo volledig en zuiver mogelijk verloopt. Hier een aantal principes:
- Bezie gehele CYCLUS in juiste volgorde en voor alle pijlers van verandering: inhoud, emotie, proces, besluitvorming
- geen debat, maar dialoog (1) om plaatje in elke stap van het proces completer te maken, geen debat gericht op overtuigen van andermans overtuigingen, maar dialoog om inzichten, informatie, waarden terug te laten komen.
- Kies juiste rolverdeling in elke stap van het proces, de inbreng van de burger kan in elke stap verschillen.
- Volledige transparantie in alle stappen van het proces en van ieders rolbijdrage.
- Een dialoog betekent volgens Hachchi : eerst luisteren en nadenken voordat we onze mond opentrekken. Het gesprek krijgt dan meer symmetrie of evenwicht tussen de gesprekspartners. Alle partijen komen evenwaardig aan bod en hebben de kans hun standpunt of gevoelens naar voren te brengen. Daarmee is een dialoog ook verrijkend; men leert van de ander omdat er de tijd is genomen goed naar elkaar te luisteren.